Wie benutze ich die Zeiterfassung?

Aktivieren der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung muss vor der Nutzung aktiviert werden. Dies kann entweder direkt beim Erstellen des Raumes oder nachträglich in den Einstellungen des Raumes erfolgen. Die Einstellungen des Raumes können über einen Klick auf das "Einstellungen"-Icon neben den Modulen und der Auswahl von "Module" erreicht werden.

Hinzufügen von Zeiteinträgen

Sobald die Zeiterfassung aktiviert wurde, kann die Zeiterfassung bei jeder Aufgabe des Raumes genutzt werden. Der erste Zeiteintrag kann hinzugefügt werden, nachdem die "Zeiterfassung"-Schaltfläche innerhalb einer Aufgabe betätigt wurde.

Für einen Zeiteintrag muss die Anzahl der Stunden, ein Datum und eine Person hinterlegt werden. Optional kann auch eine Beschreibung über die geleisteten Tätigkeiten zu hinterlegen. Zusätzlich steht ein Schalter zur Verfügung, welcher die Option "Verrechnet" aktiviert oder deaktiviert. Dieser Punkt ist bei dem Erstellen von Reports relevant, da hierdurch ausgewählt werden kann, ob die Stunden zu einer Rechnung hinzugefügt werden sollen oder nicht.

Mit dem ersten Zeiteintrag wird die Funktion Zeiterfassung zur Aufgabe hinzugefügt. Hierdurch stehen weitere Funktionen zur Verfügung: Es können nun weitere Einträge hinzugefügt und eine Schätzung der Stunden für die gesamte Aufgabe abgegeben werden. Ein neuer Eintrag kann über die Zeile "Füge einen Eintrag hinzu" vorgenommen werden. Bereits erstelle Einträge können auch mit einem Klick auf diese nachträglich bearbeitet werden.

Erstellen von Reports

Die gesamte Anzahl der Stunden eines Raumes kann über die Funktion "Alles" eingesehen werden. Standardmäßig werden alle Stunden aus allen Räumen angezeigt, jedoch lässt sich über den Filter genau bestimmen welche Zeiteinträge dargestellt werden. Dies geschieht über die Schaltfläche "Filter bearbeiten" innerhalb der Suchleiste. Neben den Filtermöglichkeiten nach Räumen, Zeitraum oder Datum, kann auch ausgewählt werden, ob verrechnete oder nicht verrechnete Stunden angezeigt werden.

Nachdem die gewünschten Einstellungen vorgenommen wurden, kann in der unteren linken Ecke die Funktion "Druck und Export" gewählt werden. Dies öffnet eine tabellarische Ansicht der dargestellten / gewählten Zeiteinträge und ermöglicht den Export als PDF, CSV oder Excel. Diese Ansicht kann auch direkt gedruckt werden.